Pour toute réception importante et notamment une fête d’anniversaire, réussir sa liste d’invitation est primordial. Faire le choix de chaque personne à inviter, réaliser une liste exhaustives des noms, créer des invitations avec les informations nécessaires, etc., il ne faut rien oublier. Vous souhaitez quelques conseils pour réaliser une liste d’invités pour un anniversaire ? Suivez le guide.
Faire le choix des convives en fonction du style de l’évènement
Une fête d’anniversaire peut être une cérémonie intime ou une journée grandiose. Franchir l’étape d’une décennie telle que la vingtaine, la quarantaine ou la soixantaine, est l’occasion d’organiser une grande réception en votre honneur. Ce type de cérémonie c’est l’opportunité d’inviter chaque personne importante. Parents, membres de la famille, amis et collègues, tout le monde est invité. Avant de sélectionner vos invités il faut choisir le type d’anniversaire dont vous avez envie.
Pour la fête d’anniversaire organisée en leur honneur, certaine personne souhaite inviter peu de monde. Il est donc possible que vous choisissiez d’inviter uniquement votre famille et quelques amis. Plutôt qu’une grande soirée, peut-être préférez-vous une journée originale à passer en compagnie de parents et d’amis proches. Une telle liste d’invitation est simple. Vos parents et amis proches devraient vous venir rapidement à l’esprit.
Faire une liste de tous les noms et n’oublier personne
Une astuce pour n’oublier personne : faites plusieurs listes. Dressez une liste de vos parents et de votre famille, une liste de vos amis et une de vos collègues. Pour chaque personne invitée qui est mariée ou en couple n’oubliez pas le conjoint. Pour ce qui est des enfants, à vous de voir s’ils sont invités. Afin de vous organiser de manière optimale créez une liste d’invités sur Excel. Grâce à cet outil pratique la gestion de votre liste vous sera facilitée pour chaque invité.
Si c’est un anniversaire intime les personnes proches que vous souhaitez inviter devraient vous venir rapidement à l’esprit. Néanmoins, si vos amis ou collègues sont mariés ou en couple, n’oubliez pas d’inscrire le nom de leur conjoint sur l’invitation. Si les enfant sont conviés à votre fête, pensez à les citer. Cette petite attention est toujours appréciée et dissipe les interrogations des parents à ce sujet.
Faire les invitations et transmettre les informations importantes
Une fois la liste d’invités faite il faut créer vos invitations. Chaque invitation doit être claire et donner un maximum d’informations, afin que les convives puissent s’organiser. Indiquez le lieu de l’évènement, le type (est-ce une soirée à thème ?), si les enfants sont invités, etc. Grâce à ces renseignements, chaque invité peut gérer le couchage si le lieu réception est éloigné de son domicile. Mais également le transport, la garde d’enfants ou simplement la disponibilité.
Pour une organisation optimale l’envoi des invitations est à faire le plus tôt possible. En effet, plus la réception est importante plus la préparation sera longue est complexe. Le nombre d’invités dépend de la réponse à chaque invitation. Or, pour un couple ou des parents avec enfants, une invitation représente plusieurs personnes. Pour préparer cet évènement dans les meilleures conditions il est important de connaître la liste exacte des invités.
Faire un ajustement de la liste selon la réponse des convives
Une fois les réponses à vos invitations rendues il faut réajuster votre liste. En effet, il est possible et même probable que tous les invités ne soient pas disponibles pour votre journée ou soirée d’anniversaire. Le nombre d’invités peut alors grandement se réduire. L’outil Excel pour l’inventaire des personnes présentes vous sera alors d’une aide précieuse. Vous pourrez ainsi déterminer qui vient, qui ne vient pas et qui doit encore vous rendre une réponse.
Si certains retours se font encore attendre, contactez les personnes directement afin d’obtenir leur réponse au plus vite. Prenez le plus de marge possible pour cette étape. Le reste de votre organisation va dépendre du nombre d’invités. Il doit alors être rapidement et précisément fixé. En effet, de ce nombre dépendent de nombreux éléments de préparation : le plan de table, le repas, le vin, voire la location d’un local.
La liste d’invités pour un anniversaire est un élément nécessaire et primordial. Pour préparer cet évènement il est possible de faire appel à un organisateur. Ce professionnel représente un coût supplémentaire mais se charge de tout : invités, plan de table, repas et vin, animation de la soirée, décoration du lieu de réception, etc. De plus, il vous aide à trouver des prestataires correspondants à votre budget. Un organisateur d’évènement se retrouve fréquemment dans les mariages. Néanmoins, ces professionnels de l’organisation sont compétents pour créer des fêtes d’anniversaire grandioses.
